Reuniões são atividades que acontecem a todo o momento, em todos os lugares e na qual investe-se, muitas vezes, um precioso tempo.
Reunião
Reuniões são atividades que acontecem a todo o momento, em todos os lugares e na qual investe-se, muitas vezes, um precioso tempo. Portanto é necessário compreender quando é necessário realizá-las, pois nem todos os assuntos e decisões dependem de reuniões. Portanto, antes de planejar a próxima, faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? AS 13 RAZÕES PARA TER UMA REUNIÃO: *Comunicar ou solicitar informações vitais *Obter o consenso de um grupo *Responder a perguntas e preocupações *Decidir ou avaliar uma questão *Aceitar ou dar suporte a uma idéia *Vender uma idéia, produto ou serviço *Fazer um brainstorm *Solucionar um problema, conflito ou diferença de opinião *Gerar o espírito de equipe *Fornecer treinamento ou explicação sobre um projeto *Alterar percepções ou atitudes *Passar tranqüilidade sobre uma questão ou situação *Despertar a consciência ou o interesse em uma idéia, situação ou projeto Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas considerações: 1º) Quem agenda a reunião deve saber o que pretende obter ao final de cada reunião que realiza; 2º) Deve-se convidar somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião; 3º) Todos os participantes devem saber, com antecedência, o que se deseja alcançar com tal reunião; 4º) A pauta de reuniões deve ser distribuída com antecedência aos participantes; 5º) Cada participante deve saber de antemão que contribuição deve fazer aos itens da pauta; 6º) No início da reunião a pauta deve ser revista, abrindo-se espaço para alterações necessárias; 7º) Os temas prioritários devem ser os primeiros da pauta; 8º) Deve-se escolher uma pessoa para conduzir a reunião; 9º) Para cada item da pauta deve ser estabelecido um limite de tempo; 10º) O limite estabelecido deve ser cumprido; 11º) Deve-se esgotar cada item, sem ficar pulando de um item para o outro; 12º) Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas; 13º) Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões; 14º) Deve-se estabelecer datas de controle para as tarefas subseqüentes; 15º) Todos os participantes devem ter chance de expressar suas opiniões; 16º) Ao final da reunião deverá ser feita uma avaliação de como a mesma transcorreu; 17º) Todos os participantes devem avaliar a reunião e observar se foi produtiva; 18º) Deve-se incorporar as sugestões dos participantes para futuras reuniões. AS 13 RAZÕES PARA NÃO TER UMA REUNIÃO: As reuniões podem facilmente se tornar um vício. Verifique se você não está participando de uma pelas razões erradas: *Você se reúne apenas por hábito, ou seja, toda semana, na mesma hora e lugar *O ego de alguém entra em cena para se mostrar importante e controlar a situação *A informação poderia ser comunicada de outra forma *A pessoa chave não está disponível *Os participantes não tem tempo hábil para se preparar *Sua decisão já foi tomada e você não quer nenhuma opinião *Sua decisão é controversa e pode criar resistência *Os custos são maiores que os benefícios *Outras questões dificultam uma decisão a ser tomada brevemente *O assunto é confidencial *Não se ganha ou se perde não tendo a reunião *Você não tem nada para fazer e quer se mostrar ocupado *Você quer uma desculpa para sair do escritório SUBSTITUTOS COMUNS PARA AS REUNIÕES: Se depois de examinar com cuidado você decidir que sua reunião não é necessária, procure outras formas para comunicar seus pensamentos, idéias e sugestões: *Agende uma coference call por telefone *Escreva um memo (com menos de uma página) *Escreva um breve relatório e afixe-o no edital *Passe um fax com sua informação *Envie sua informação por e-mail *Coloque a informação na intranet de sua empresa *Agende uma série de discussões corpo a corpo *Organize um café da manhã, almoço ou jantar, especialmente quando você quer conhecer a pessoa melhor. Tenha uma ótima semana e que de agora em diante as suas reuniões sejam melhor aproveitadas e suas idéias melhor comunicadas!
Wellington Moreira wellington@caputconsultoria.com.br