Todo projeto tem o seu ciclo de vida, também conhecido como Fases do Projeto. Esse ciclo diz respeito as etapas pelas quais um projeto passa, do início até seu término. Neste post conheceremos a primeira dessas fases - a iniciação, passando pelas áreas de conhecimento e dos processos e subprocessos apresentados no guia PMBOK.
Quando uma necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado temos o início do projeto. É durante esta fase buscamos ter uma visão geral das tarefas a serem desenvolvidas para resolver esta demanda. O grupo de atividades da iniciação é constituído pelos processos que autorizam formalmente a execução de um projeto, e em geral, o envolvimento dos clientes e das partes interessadas durante a iniciação aumentam a probabilidade da aceitação da entrega. As atividades de iniciação consistem basicamente em:
Solicitar o projeto
Um projeto inicia para atender alguma necessidade, e é originada por várias causas como a criação de um novo produto, uma exigência legal, solicitação de um cliente, etc. Nesta atividade deve-se descrever:
- As necessidades do negócio;
- Os requisitos e características dos produtos;
- As razões para seleção do projeto.
Responsável: Quem identifica a necessidade.
Finalidade: Descrever a solicitação explicando de forma clara a necessidade do solicitante com informações suficientes para decidir sobre a viabilidade da solicitação ou não.
Entrada: Ideia e/ou necessidade do solicitante.
Saída: Solicitação do projeto.
Selecionar o projeto
Ela ocorre pela primeira vez após a solicitação do projeto em reunião de comitê. Após sua primeira aprovação, é criado o termo de abertura do projeto e o registro de partes interessadas e é reavaliada pelo comitê novamente, antes da convocação do kick-off meeting do projeto.
Responsável: Comitê do Escritório de Projetos.
Finalidade: Selecionar os melhores projetos solicitados alinhados com a estratégia da pessoa/organização.
Entrada: Solicitação do Projeto.
Saída: Portfólio de projetos atualizado.
O gerente de projetos será notificado pelo escritório de projetos, ou pelo seu comitê que irá assumir o projeto e também qual será sua equipe.
Com essa informação, o gerente de projeto elabora o termo de abertura indicando:
- Gerente do projeto;
- Data de início do projeto e suas dependências;
- Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
- Justificativa do projeto;
- WBS;
- Orçamento resumido.
E envia um e-mail com o termo de abertura formalizando o início do projeto e convocando a equipe do projeto para a reunião do kick-off meeting.
Responsável: Gerente de projetos.
Finalidade: Descrever o projeto com informações de alto nível, porém, com detalhe suficiente para aprovação do projeto.
Entrada: Solicitação do projeto.
Saída: Termo de abertura do projeto.
Identificar as partes interessadas
Em relação às partes interessadas, o gerente do projeto deve:
- Identificá-las;
- Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional);
- Determinar necessidades e expectativas;
- Gerenciar influência sobre os requisitos;
- Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições conflitantes;
- Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos das partes interessadas.
Responsável: Gerente do projeto.
Finalidade: Identificar os principais envolvidos no projeto e alinhar suas expectativas em relação ao projeto.
Entrada: Termo de abertura do projeto.
Saída: Registro das partes interessadas.
Kick-off Meeting
Na reunião de kick-off meeting, o gerente do projeto deverá definir as principais entregas do projeto e quais são os responsáveis pelas mesmas através da matriz de responsabilidade.Além disso, o gerente de projetos usará o kick-off meeting para:
- Fazer o esboço do plano de projeto;
- Definir fluxo de comunicação entre os envolvidos no projeto (Estratégia de Comunicação);
- Definir marcos do projeto e seus deadlines;
- Identificar os riscos do projeto;
- Definir padronização de documentos a serem usados no projeto;
- Definir responsáveis para monitorar todas as atividades delegadas aos clientes;
- Verificar necessidades de recursos adicionais e divulgá-los para as áreas envolvidas.
Responsável: Gerente do projeto.
Finalidade:
- Alinhar as expectativas sobre o projeto;
- Revisar o termo de abertura do projeto e o registro das partes interessadas;
- Revisar as principais entregas do projeto e criar uma matriz de responsabilidade (RACI) para as entregas.
Entrada:
- Termo de abertura;
- Registro das partes interessadas.
Saída: Termo de abertura e registro das partes interessadas atualizados. Ambos assinados pela equipe do projeto (Participantes do kick-off meeting).
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