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Fases do Projeto - Iniciação.

https://sobreprojeto.blogspot.com.br/2017/03/fases-do-projeto-iniciacao.html


Todo projeto tem o seu ciclo de vida, também conhecido como Fases do Projeto. Esse ciclo diz respeito as etapas pelas quais um projeto passa, do início até seu término. Neste post conheceremos a primeira dessas fases - a iniciação, passando pelas áreas de conhecimento e dos processos e subprocessos apresentados no guia PMBOK.

Quando uma necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado temos o início do projeto. É durante esta fase buscamos ter uma visão geral das tarefas a serem desenvolvidas para resolver esta demanda. O grupo de atividades da iniciação é constituído pelos processos que autorizam formalmente a execução de um projeto, e em geral, o envolvimento dos clientes e das partes interessadas durante a iniciação aumentam a probabilidade da aceitação da entrega. As atividades de iniciação consistem basicamente em:

Solicitar o projeto

Um projeto inicia para atender alguma necessidade, e é originada por várias causas como a criação de um novo produto, uma exigência legal, solicitação de um cliente, etc. Nesta atividade deve-se descrever:

     - As necessidades do negócio;

     - Os requisitos e características dos produtos;

     - As razões para seleção do projeto.

Responsável: Quem identifica a necessidade.

Finalidade: Descrever a solicitação explicando de forma clara a necessidade do solicitante com informações suficientes para decidir sobre a viabilidade da solicitação ou não.

Entrada: Ideia e/ou necessidade do solicitante.

Saída: Solicitação do projeto.

Selecionar os projetos

Ela ocorre pela primeira vez após a solicitação do projeto em reunião de comitê. Após sua primeira aprovação, é criado o termo de abertura do projeto e o registro de partes interessadas e é reavaliada pelo comitê novamente, antes da convocação do kick-off meeting do projeto.

Responsável: Comitê do Escritório de Projetos.

Finalidade: Selecionar os melhores projetos solicitados alinhados com a estratégia da pessoa/organização.

Entrada: Solicitação do Projeto.

Saída: Portfólio de projetos atualizado.

Desenvolver o termo de abertura do projeto

O gerente de projeto será notificado pelo Escritório de Projetos, ou pelo seu comitê que irá assumir o projeto e também qual será a equipe do projeto.

Com essa informação, o gerente de projeto elabora o termo de abertura indicando:

     - Gerente de projeto;

     - Data de início do projeto e suas dependências;

     - Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;

     - Justificativa do projeto;

     - WBS;

     - Orçamento resumido.

E envia um e-mail com o termo de abertura formalizando o início do projeto e convocando a equipe do projeto para a reunião do kick-off meeting.

Responsável: Gerente de projeto.

Finalidade: Descrever o projeto com informações de alto nível, porém, com detalhe suficiente para aprovação do projeto.

Entrada: Solicitação do projeto.

Saída: Termo de abertura.

Identificar as partes interessadas

Em relação às partes interessadas, o GP deve:

     - Identificá-las;

     - Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional);

     - Determinar necessidades e expectativas;

     - Gerenciar influência sobre os requisitos;

     - Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições conflitantes;

     - Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos das partes interessadas;

     - O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes da sinfônica.

Responsável: Gerente de projeto.

Finalidade: Identificar os principais envolvidos no projeto e alinhar suas expectativas em relação ao projeto.

Entrada: Termo de abertura do projeto.

Saída: Registro das partes interessadas / Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.

Kick-off Meeting

Na reunião de kick-off meeting, o gerente de projetos deverá definir as principais entregas do projeto e quais são os responsáveis pelas mesmas através de uma matriz de responsabilidade.

Além disso, o gerente de projetos usará o kick-off meeting para:

     - Fazer o esboço do plano de projeto;

     - Definir fluxo de comunicação entre os envolvidos no projeto (Estratégia de Comunicação);

     - Definir marcos do projeto e seus deadlines;

     - Identificar os riscos do projeto;

     - Definir padronização de documentos a serem usados no projeto;

     - Definir responsáveis para monitorar todas as atividades delegadas aos clientes;

     - Verificar necessidades de recursos adicionais e divulgá-los para as áreas envolvidas.

Responsável: Gerente de projeto.

Finalidade:

     - Alinhar as expectativas sobre o projeto;

     - Revisar o termo de abertura do projeto e o registro das partes interessadas;

     - Revisar as principais entregas do projeto e criar uma matriz de responsabilidade (RACI) para as entregas.

Entrada:

     - Termo de abertura;

     - Registro das partes interessadas.

Saída: Termo de abertura e registro das partes interessadas atualizados. Ambos assinados pela equipe do projeto (Participantes do kick-off meeting).


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