A todo momento uma série de tarefas é executada dentro de uma organização e, muitas vezes, erros ou mesmo falhas acontecem pelo fato de os gestores desconhecerem detalhes na sequência das atividades. A padronização de processos é uma técnica que as empresas utilizam para organizar essas tarefas promovendo a uniformidade e a otimização de seus processos. Ela basicamente consiste na elaboração de procedimentos (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade será realizada.
A preocupação com processos padronizados virou parte da estratégia de crescimento das organizações que buscam constantemente melhores resultados. Via de regra, os processos integram e facilitam a comunicação entre os vários departamentos de uma empresa e refletem a forma como ela funciona. E neste sentido é preciso encarar a rotina organizacional como uma teia de processos, em que cada colaborador executa sua tarefa seguindo uma lógica sequencial com o objetivo de gerar valor.
Mas como mapear todos os passos da execução de uma atividade? Aí é que o mapeamento de processos entra. Ele funciona como peça-chave na estrutura organizacional e na melhor gestão empresarial.
No post de hoje aprenda a fazer o mapeamento de processos. Confira!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo de uma organização afim de examiná-lo e melhorá-lo. Por meio dessa técnica é possível ter controle de todos os passos que são executados para realização de cada atividade, ou seja, o mapeamento de processos busca descrever objetivamente que tipos de processos acontecem dentro de uma empresa.
O mapeamento é uma atividade empírica, ou seja, baseada no conhecimento do analista, e por isso ter experiência e conhecimento do negócio é fundamental para um bom mapeamento de processos.
Com o mapeamento de processos, é possível:
- Eliminar retrabalhos;
- Automatizar rotinas;
- Reduzir custos;
- Estabelecer papéis no processo;
- Padronizar tarefas;
- Ter maior controle e monitoramento das atividades;
- Melhorar satisfação do cliente quanto ao produto/serviço entregue.
O mapeamento de processos consiste na construção de fluxogramas, gráficos que identificam as etapas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho do outro dentro do processo. Ou seja, ele identifica na rotina que tarefas são executadas pelos atores do processo.
O Sebrae ministra cursos sobre o tema visando ajudar empresários nesta tarefa tão fundamental na gestão empresarial. Entretanto, neste artigo explicaremos o passo a passo.
Como funciona?
O mapeamento de processos procura descrever visualmente o fluxo das atividades de um processo.
Tenha em mente que:
"Se você não mede um processo, não será capaz de geri-lo de forma eficaz, e se não for capaz de gerencia-lo. Consequentemente não será possível melhora-lo".
O mapeamento de processos possibilita que uma organização:
- Estabeleça o que está acontecendo e por quê;
- Meça o quão eficientemente o processo é;
- Colete informações para entender onde está ocorrendo o desperdício e a ineficiência produtiva – e o seu impacto sobre os clientes;
- Desenvolva novos processos e os aperfeiçoe, de forma a aumentar o desempenho operacional.
Como deve ser feito
O primeiro passo para mapear um processo é envolver todos aqueles que trabalham na sua execução. As pessoas que participam do processo serão o elo pelo qual você poderá encontrar as informações necessárias sobre tudo o que é desenvolvido na organização.
- Colaboradores:
- Fornecedores;
- Clientes;
- Supervisores ou demais funções.
Para descrever os passos do processo, algumas técnicas de mapeamento são úteis, como:
- Entrevistas, questionários e reuniões;
- Observações de campo;
- Coleta de evidências;
- Análise de documentos e relatórios.
Seja qual for o método escolhido, tente pontuar:
Etapas
- Quais são as entradas e as saídas do processo?
- Quais são as metas estabelecidas?
- Quais são os gargalos do processo?
- Existem métricas?
- Quais são os riscos?
- Outras que achar necessárias.
Justificativa
- Qual a importância desse processo?
- Por que ele existe?
Localidade
- Onde o processo é executado?
- Onde ele é planejado e avaliado?
Tempo de execução
- Quando o processo foi criado e por quem?
- É executado? Onde?
- Em quanto tempo?
Responsabilidades
- Quem são os clientes?
- Exitem fornecedores? Quem são?
- Quem geri o processos?
- Quem o executa?
Métodos utilizados
- Como e quando são planejados os processos?
- Como e quando são executados?
- Como e acompanhado o seu resultado?
Como evitar erros no processo de mapeamento?
Utilizar a metodologia adequadamente, pois para saber quais gargalos estão afetando o bom desempenho, entre outros problemas que prejudicam todo o fluxo de atividades é necessário saber aplicar a técnica corretamente.
Quais os principais erros cometidos no mapeamento de processos?
Não considerar fatores externos: A análise preliminar pode apontar áreas onde ocorrem as ineficiências de processos, mas as causas subjacentes podem residir fora dos processos onde esses problemas são diagnosticados. A causa da ineficiência pode estar fora do processo.
Criar “mapas perfeitos” e esquecer da melhoraria do negócio: Muitos gestores acabam focando seus esforços na criação de mapas de processo perfeitos e esquecem que o objetivo dessa técnica é melhorar as etapas do processos. É preciso utilizar as informações geradas para compreender o negócio, ou seja, juntar as partes para as coisas fazerem sentido.
Sugestão de melhores práticas
- Estabeleça objetivos claros de melhoria contínua;
- Avalie a natureza dos processos que estão sendo adotados e decida se o ele pode render oportunidades de melhoria.
- Avalie continuamente o mapeamento de processos dentro da estrutura organizacional, de forma a encontrar novas ideias sobre como melhorá-lo.
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