Portal GSTI
Portal GSTI

PublicarCadastre-seLogin
Menu
Publicação

Mapeamento de Processos


A todo momento uma série de tarefas é executada dentro de uma organização e, muitas vezes, erros ou mesmo falhas acontecem pelo fato de os gestores desconhecerem detalhes na sequência das atividades. A padronização de processos é uma técnica que as empresas utilizam para organizar essas tarefas promovendo a uniformidade e a otimização de seus processos. Ela basicamente consiste na elaboração de procedimentos (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade será realizada.


A preocupação com processos padronizados virou parte da estratégia de crescimento das organizações que buscam constantemente melhores resultados. Via de regra, os processos integram e facilitam a comunicação entre os vários departamentos de uma empresa e refletem a forma como ela funciona. E neste sentido é preciso encarar a rotina organizacional como uma teia de processos, em que cada colaborador executa sua tarefa seguindo uma lógica sequencial com o objetivo de gerar valor.


Mas como mapear todos os passos da execução de uma atividade? Aí é que o mapeamento de processos entra. Ele funciona como peça-chave na estrutura organizacional e na melhor gestão empresarial.


No post de hoje aprenda a fazer o mapeamento de processos. Confira!



O que é mapeamento de processos?


O mapeamento de processos é uma técnica gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo de uma organização afim de examiná-lo e melhorá-lo. Por meio dessa técnica é possível ter controle de todos os passos que são executados para realização de cada atividade, ou seja, o mapeamento de processos busca descrever objetivamente que tipos de processos acontecem dentro de uma empresa.


O mapeamento é uma atividade empírica, ou seja, baseada no conhecimento do analista, e por isso ter experiência e conhecimento do negócio é fundamental para um bom mapeamento de processos.


Com o mapeamento de processos, é possível:

  • Eliminar retrabalhos;
  • Automatizar rotinas;
  • Reduzir custos;
  • Estabelecer papéis no processo;
  • Padronizar tarefas;
  • Ter maior controle e monitoramento das atividades;
  • Melhorar satisfação do cliente quanto ao produto/serviço entregue.


O mapeamento de processos consiste na construção de fluxogramas, gráficos que identificam as etapas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho do outro dentro do processo. Ou seja, ele identifica na rotina que tarefas são executadas pelos atores do processo.


O Sebrae ministra cursos sobre o tema visando ajudar empresários nesta tarefa tão fundamental na gestão empresarial. Entretanto, neste artigo explicaremos o passo a passo.


Como funciona?


O mapeamento de processos procura descrever visualmente o fluxo das atividades de um processo.


Tenha em mente que:

"Se você não mede um processo, não será capaz de geri-lo de forma eficaz, e se não for capaz de gerencia-lo. Consequentemente não será possível melhora-lo".


O mapeamento de processos possibilita que uma organização:

  • Estabeleça o que está acontecendo e por quê;
  • Meça o quão eficientemente o processo é;
  • Colete informações para entender onde está ocorrendo o desperdício e a ineficiência produtiva – e o seu impacto sobre os clientes;
  • Desenvolva novos processos e os aperfeiçoe, de forma a aumentar o desempenho operacional.

    

Como deve ser feito


O primeiro passo para mapear um processo é envolver todos aqueles que trabalham na sua execução. As pessoas que participam do processo serão o elo pelo qual você poderá encontrar as informações necessárias sobre tudo o que é desenvolvido na organização.

  • Colaboradores:
  • Fornecedores;
  • Clientes;
  • Supervisores ou demais funções.


Para descrever os passos do processo, algumas técnicas de mapeamento são úteis, como:

  • Entrevistas, questionários e reuniões;
  • Observações de campo;
  • Coleta de evidências;
  • Análise de documentos e relatórios.


Seja qual for o método escolhido, tente pontuar:

Etapas

  • Quais são as entradas e as saídas do processo?
  • Quais são as metas estabelecidas?
  • Quais são os gargalos do processo?
  • Existem métricas?
  • Quais são os riscos?
  • Outras que achar necessárias.

Justificativa

  • Qual a importância desse processo?
  • Por que ele existe?

Localidade

  • Onde o processo é executado?
  • Onde ele é planejado e avaliado?

Tempo de execução

  • Quando o processo foi criado e por quem?
  • É executado? Onde?
  • Em quanto tempo?

Responsabilidades

  • Quem são os clientes?
  • Exitem fornecedores? Quem são?
  • Quem geri o processos?
  • Quem o executa?

Métodos utilizados

  • Como e quando são planejados os processos?
  • Como e quando são executados?
  • Como e acompanhado o seu resultado?



Como evitar erros no processo de mapeamento?


Utilizar a metodologia adequadamente, pois para saber quais gargalos estão afetando o bom desempenho, entre outros problemas que prejudicam todo o fluxo de atividades é necessário saber aplicar a técnica corretamente.


Quais os principais erros cometidos no mapeamento de processos?


Não considerar fatores externos: A análise preliminar pode apontar áreas onde ocorrem as ineficiências de processos, mas as causas subjacentes podem residir fora dos processos onde esses problemas são diagnosticados. A causa da ineficiência pode estar fora do processo.


Criar “mapas perfeitos” e esquecer da melhoraria do negócio: Muitos gestores acabam focando seus esforços na criação de mapas de processo perfeitos e esquecem que o objetivo dessa técnica é melhorar as etapas do processos. É preciso utilizar as informações geradas para compreender o negócio, ou seja, juntar as partes para as coisas fazerem sentido.



Sugestão de melhores práticas


  • Estabeleça objetivos claros de melhoria contínua;
  • Avalie a natureza dos processos que estão sendo adotados e decida se o ele pode render oportunidades de melhoria.
  • Avalie continuamente o mapeamento de processos dentro da estrutura organizacional, de forma a encontrar novas ideias sobre como melhorá-lo.


O conteúdo foi útil? Então assine nossa newsletter e receba mais informações essenciais para o seu aperfeiçoamento!

Ficou com alguma dúvida? Quer saber mais? Deixei seu comentário!

Comentários