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Como evitar erros na implementação de um Sistema de Gestão

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Adriano Luz

As mudanças que ocorrem dentro de uma empresa sempre são bem-vindas, mas nem sempre encaradas com bons olhos por pessoas resistentes a alterações do trabalho, o que leva a erros na implementação de um Sistema de Gestão empresarial.

A implementação de um novo sistema de gestão pode ser um momento assustador e que pode ocupar o tempo de diversos profissionais, da liderança até aqueles que trabalham de forma terceirizada. Contudo, é fundamental que processos de otimização aconteçam.

Ainda assim, é uma oportunidade apropriada para introduzir eficiência na prática, desde que todos estejam aptos a aproveitar as oportunidades oferecidas.

De qualquer maneira, é preciso conhecer os erros na implementação de um sistema de gestão, pois eles podem ofuscar o sucesso de um projeto.

Dessa forma, seguem 10 erros que podem ser dispendiosos para que sirvam de exemplo, dentre tantas práticas que passam por esse processo, para evitá-los durante a implementação do sistema, tendo melhores resultados.

Isso ajudará a garantir que qualquer tipo de projeto possa funcionar sem problemas.

1. Análise com equipe que usa o sistema de gestão

É importante ter uma reunião com todos os envolvidos na prática para identificar as necessidades de cada usuário.

Ao implementar um novo sistema de gestão, é preciso compreender o que os usuários gostam naquele já existente, e o que eles entendem que é possível descartar.

Essas informações precisam fazer parte do documento de requisitos, que será listado entre os recursos necessários dentro do novo sistema de gestão.

Pode ser útil colocar um peso próximo a cada requisito para que, durante o processo de tomada de decisão, seja possível identificar, de maneira mais fácil, os recursos mais importantes.

Também é uma boa ideia fazer uma lista das metas e objetivos antes da implementação de um novo sistema.

Quando o projeto de uma empresa de instalação de alarmes monitorado está em andamento, e o comitê de seleção fica sobrecarregado com os produtos oferecidos, se mostra útil consultar essa lista.

Dessa maneira, a empresa não perde de vista o objetivo final, ou se distrai com recursos que se mostram impressionantes durante uma demonstração, mas nunca serão utilizados, de fato.

Como dica principal, vale agendar uma reunião com os usuários do sistema de gestão, e assim identificar os problemas existentes para que se possa garantir que o novo será insuperável e ainda mais eficiente.

2. Processo de mapeamento

Os sistemas de gestão modernos oferecem muitos recursos, dentre os quais permitem melhor produtividade.

Entretanto, quando novos sistemas são implementados, eles simplesmente procuram replicar o que estavam fazendo anteriormente.

Isso pode ser um erro caro, pois há muitas economias de tempo a serem alcançadas com a implementação de novos sistemas.

Para obter o máximo proveito de um novo sistema, é válido mapear os processos existentes e, de forma pontual, procurar o que se mostra como uma perda de tempo.

Vale verificar também se cada etapa de um processo ainda é necessária. Muitas vezes, as práticas desejam duplicar processos desatualizados, que não são mais necessários e podem ser dispensados.

Os funcionários de uma fábrica que produz Chaves codificadas, por exemplo, podem não considerar que a implementação de um novo sistema de gestão pode proporcionar eficiências se aproveitarem essa oportunidade para revisar os processos e fluxos de trabalho.

Assim que os processos estiverem documentados, fica mais fácil discuti-los junto ao fornecedor, inclusive com a solicitação de análise de fluxo de práticas recomendadas, conforme o padrão do setor. Isso ajuda a identificar os erros e as eficiências, e separar de forma digna.

Quando o fornecedor puder visualizar os processos documentados, ele poderá discutir formas alternativas de fazer as alterações, reduzindo horas de tarefas repetitivas.

3. Equipe de liderança

As implementações de software, em geral, dão errado quando se designa a pessoa errada para gerenciar o projeto, ou então não consegue-se reunir a equipe que orientará a implementação e assumirá a responsabilidade.

Sem a equipe certa, os erros na implementação de um sistema de gestão podem ser mostrar prejudicados, e todo o projeto pode sofrer atrasos.

Para não haver contratempo, é importante reunir uma equipe de liderança, que será responsável por conduzir a implementação do novo sistema de gestão.

A equipe deve consistir em pelo menos profissionais que entendam o que é exigido do sistema, e como ele pode ser aplicado na realidade da empresa.

Os membros da equipe podem ser representados por setores específicos, entre os quais:

  • Liderança e gestão;
  • Operações gerais;
  • Orçamento e finanças;
  • Tecnologia da Informação.

Cada um desses profissionais são fundamentais para garantir que a necessidade de todos os setores da prática proposta pelo novo sistema de gestão seja considerada e melhorada.

4.Gerenciamento de projetos

Atrasos dispendiosos ocorrem quando um plano de projeto formal não foi desenvolvido, e os recursos corretos não são alocados na prática.

O emprego de um planejamento pode resolver esse problema. A maioria dos fornecedores de software de sistema de gestão fornece um plano de projeto acompanhado.

No entanto, cada prática precisa criar um método que leve em consideração o cronograma do fornecedor, para que assim sejam aplicados os recursos necessários dentro da cultura organizacional.

Para isso, é preciso designar um gestor de projeto, e assim garantir que o projeto permaneça dentro dos prazos acordados.

Quando se trata de práticas de menor tempo, isso nem sempre é possível, já que a maioria dos fornecedores pode disponibilizar um gerente de projeto para toda a implementação - caso não haja recursos. Portanto, pode valer a pena incluir dentro dos requisitos.

De acordo com o tamanho da empresa, pode ser aconselhável um recurso totalmente dedicado ao projeto.

Quando a equipe está tentando incluir tarefas de implementação dentro de uma agenda ocupada, podem ocorrer erros que afetam a entrega do projeto.

5. Necessidade de treinamento

Um erro que muitas empresas cometem é não alocar tempo adequado para testes e treinamento de pessoal. O resultado é que, por muitas vezes, isso se torna prejudicial financeiramente, e acaba atrasando diferentes setores.

Antes do início da operação do sistema de gestão, toda equipe deve participar de um treinamento e, em seguida, receber tempo para trabalhar com o programa antes dele entrar em operação.

Os cursos de treinamento devem ser personalizados, de acordo com as características e finalidades da empresa que fornece peças para máquina de lavar, de forma com que a equipe possa explorar o sistema de todas as formas.

As empresas possuem responsabilidades, e os funcionários podem estar muito ocupados, e tentar aprender um novo sistema de gestão com fluxo constante de tarefas é um desafio, mas que pode ser um obstáculo a ser superado ao longo do tempo.

6. Envolva a equipe de TI

Problemas custosos podem ocorrer quando uma empresa não percebe que o hardware existente não é compatível com o novo sistema de gestão.

Isso pode ocasionar em atrasos desnecessários, a partir do momento em que o software é instalado, e não vai funcionar enquanto o hardware não for atualizado.

Dessa forma, é preciso envolver a equipe própria, ou contratação de consultoria em TI (Tecnologia da Informação), durante o processo de seleção do sistema, pois ela trabalhará com o fornecedor e, assim, será possível garantir que não haja qualquer problema de compatibilidade.

A equipe de TI pode ficar responsável para que não haja problemas de desempenho, que a largura da banda de rede seja apropriada, bem como a velocidade da internet e os direitos de acesso corretos sejam implementados quando o sistema de gestão estiver em operação.

7. Certificados digitais adequados

Problemas com certificados digitais podem ser frustrantes para novos usuários de um sistema de gestão, e causar inabilidade quanto ao fluxo de trabalho nos diferentes setores de uma oficina automotiva, ou qualquer negócio em que o projeto foi implementado.

Por isso, a própria equipe de TI deve identificar os certificados digitais necessários, pois quando esses processos não funcionam de maneira correta dentro do sistema de gestão, podem causar atrasos na transmissão de dados e carregamento de registros e prejudicar os processos de trabalho.

8. Conversão de dados

Outro problema que pode ocorrer é quando os dados presentes são convertidos do sistema antigo para o novo, e não são completamente testados.

Embora o processo de conversão seja, geralmente, bastante preciso, podem surgir problemas ocultos que só serão sanados quando houver uma pane geral.

Por isso é essencial que o tempo adequado seja alocado para que todos os registros sejam testados ou resguardados, garantindo a precisão dos dados, sem perder nenhum tipo de informação.

9. Mudança de gestão

Muitas vezes, um gestor pode se mostrar reticente quanto à mudança no sistema de gestão de uma empresa.

Sendo assim, é importante que todos os responsáveis que ocupam esse cargo sejam envolvidos durante o processo de seleção de um novo sistema, e assim se sentirem parte do processo de seleção para apoiar a mudança ou pontuar adequações necessárias.

Quanto mais os líderes estiverem envolvidos, maior o potencial de resolução das ferramentas desenvolvidas e de defesa da implementação do software.

10. Subutilização ou negligência

O investimento financeiro, em conjunto com os recursos necessários para a implementação efetiva de um novo sistema, pode ser significativo para uma empresa.

Assim, é imprescindível que todos os setores que prestam serviço de vistoria veicular possam utilizar os recursos disponíveis, e assim obter melhor retorno de investimento, sem qualquer tipo de negligenciamento quanto ao sistema de gestão implementado.

Conclusão

Se as equipes de trabalho estão apenas utilizando os recursos básicos, e não se observou nenhuma economia de produtividade, ou benefícios comerciais, isso pode ser um dos mais graves erros na implementação de um sistema de gestão.

Sendo assim, vale considerar, junto ao fornecedor, um treinamento adicional aos usuários, e garantir que todos entendam as possibilidades de alcance que o sistema de gestão oferece para otimizar os resultados da empresa como um todo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


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