A adoção de controle de estoques é de fundamental importância para uma gestão efetiva quanto aos aspectos financeiros e de resultados da empresa, além de minimizar riscos de desvios ocorridos nos processos da empresa nas áreas de compras e operações.
Sempre deve ser considerado que a implantação de controles tem por finalidade garantir a eficiência e eficácia de processos, assim como minimizar os riscos existentes, entretanto a adoção de controles deve ser adaptada às características de negócios e tamanho da empresa.
Controles que não considerem tais características podem gerar custos excessivos e que não cumpram suas finalidades.
Em empresas complexas a necessidade de definição de controles com um grau de detalhamento e exigências é prioritária, porém em empresas com processos mais simples é necessário ajustar os controles a este perfil, para que seus objetivos sejam atendidos.
Considerando a necessidade do controle de estoques em empresas de menor complexidade e desta forma com uma estrutura mais simples, devem ser considerados os seguintes pontos para garantir a segurança do processo:
- Efetuar os registros da movimentação dos itens em estoque e respectivos saldos – entradas, saídas e ajustes;
- Identificar os itens por localização e descrição;
- Registrar os valores envolvidos – preços de compras, custos médios e saldos.
Itens a incluir na ficha de controle de estoques
- Dados do item, unidade e localização
- Indicar a descrição do material;
- A unidade de medida tais como quilograma, metro, peça.
- O local de armazenagem do item no estoque, viabilizando sua busca com mais eficiência.
Registros de Entradas e Saídas
- Indicar as datas de entrada e saída, assim como devoluções ao estoque, informando o tipo de movimentação;
- Informar as quantidades movimentadas.
Deve-se destacar que todos os registros de entradas e saídas devem ser efetuados com base nos respectivos documentos fiscais e corresponderem às datas efetivas de entrada na empresa.
Saldos em estoque
- Indicar o saldo em estoque, considerando as entradas e saídas do material.
O recomendável é que o cálculo do saldo em estoque seja realizado automaticamente e ser checado para evitar erros.
Controle de estoques
O controle a ser exercido deve utilizar os dados das fichas de controle de estoques em conjunto com os valores referentes às entradas (compras e devoluções), pois estas irão alterar os custos médios de estoques.
Este controle também deve considerar a apuração de saldos, possibilitando identificar necessidades de compras, itens sem movimentação e permitindo a realização de inventários físicos periódicos.
Importante destacar que a realização de inventários físicos é um ponto de controle fundamental para garantir a integridade do controle de estoques. Neste aspecto a contagem deve ser comparada com os controles de estoque e os saldos contábeis e quaisquer diferenças devem ser devidamente apuradas e justificadas.
Cumpre salientar o controle de estoques seguro permite minimizar riscos de desvios e fraudes para a empresa, porém somente a manutenção de seus registros sem uma checagem física não atende ao objetivo de controle a que se propõe, sendo assim a conferência periódica deve ser realizada, utilizando os inventários físicos de materiais.
