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Artigo

O desafio de gerenciar contas de celulares nas empresas

foto de
Robert Sena da Silva

A crescente demanda por serviços de telefonia se alterou drasticamente nos últimos anos. 

O cenário mudou muito e, com ele, a responsabilidade de uma gestão telecom eficiente caminhou na mesma direção.

O desafio hoje é entender todos os serviços e formas de cobrança que existem na conta telefônica. A gestão de telefonia corporativa se tornou importante, pois as inúmeras tecnologias disponíveis e que tornam nosso dia a dia muito melhor, também acarretaram um desentendimento quanto à necessidade de utilizá-las bem e com inteligência. 

Geralmente, nas organizações, a conta de telefone possui um impacto financeiro alto. Por isso, demandam uso consciente e positivo dos recursos. É praticamente impossível a uma empresa sobreviver no mercado sem disponibilizar para seus colaboradores telefone celular como uma ferramenta de trabalho. 

Sendo assim, conhecer o mercado, as operadoras e serviços oferecidos é muito importante para que se obtenha um serviço de qualidade sem gerar um transtorno financeiro que irá consumir grande parte do budget da organização.  

Desta forma, a gestão telecom tem a responsabilidade de analisar as faturas mensais tendo um conhecimento prévio de tudo que é realizado na empresa, dos serviços que são utilizados e suas necessidade para os negócios. 

Mas, o que vemos frequentemente é que nem sempre o responsável pela auditoria de contas tenha consciência de cada serviço e nem sua finalidade. 

Além disso, o volume de dados a ser analisado, pode ser um aspecto bem negativo quando se dispõe de uma equipe é pequena, pouco tempo e recursos limitados para que essas análises sejam realizadas com eficiência.  

Tendo isso em mente, é importante para a organização implantar um setor que possa fazer uma gestão telecom perspicaz, sendo capaz de trazer resultados melhores para todos os setores da empresa. A gestão telecom deve ser vista como estratégica para a organização. 

ENTENDA OS SERVIÇOS COBRADOS 

  São muito os recursos oferecidos pelas operadoras para o uso nos celulares, que vão desde serviços de conexão à internet até serviços mais específicos e recursos mais avançados para atender às demandas da empresa. 

Assim, o setor de gestão telecom tem a importante missão de analisar as contas e entender exatamente quais são esses serviços, quais são seus benefícios para a organização, quais são os resultados que podem trazer e ser capaz de definir se tais serviços estão de fato trazendo benefícios ou apenas gerando despesas.

 Com o conhecimento avançado sobre a conta de telefone celular e os serviços que a organização necessita, é possível avaliar quais recursos precisam ser ampliados e quais poderão ser eliminados. Também é importante entender se chegou a hora de realizar uma alteração na prestadora de serviços e ser capaz de observar qual empresa que no mercado atualmente apresenta o melhor custo x benefício. 

  Uma equipe de gestão de custos telecom capacitada, que conhece as necessidades da empresa estará apta a tomar decisões assertivas, mas com prudência e discernimento, baseadas em um correto diagnóstico de problemas e soluções. 

  AVALIE NECESSIDADES DE SERVIÇOS 

  Atualmente, ter um telefone celular não é apenas um benefício que empresa dá há alguns funcionários, mas um recurso a mais para potencializar o trabalho e gerar mais produtividade, contatos e resultados. 

  Mesmo empresas de menor porte, com equipes pequenas, precisam equipar seus times, principalmente os de vendas e atendimento, com linhas de celulares corporativos para que atendam bem aos seus clientes.  

  É muito importante oferecer a eles recursos e canais adicionais no mobile como atendimento via whatsapp, e-mail, pois aumentam a eficiência e agilidade tão necessárias no mundo atual. 

  Uma gestão telecom eficiente será capaz de avaliar as necessidades desses serviços de forma inteligente e ajudar na tomada de decisões relacionadas aos serviços que devem utilizados nos celulares. 

  FAÇA AUDITORIAS FREQUENTES 

  Mesmo com uma equipe treinada e dedicada, muitas vezes podemos cair na rotina e deixar que a gestão de telefonia se torne ineficiente. 

  Não permita que isso aconteça! A gestão de custos de telefonia precisa ser frequente, justamente para evitar o que já foi falado anteriormente: Evitar que sua conta se torne uma despesa ameaçadora para sua empresa! 

  Por isso, invista na auditoria frequente. Não basta apenas verificar se o valor está de acordo com o esperado. É preciso avaliar como os recursos estão sendo utilizados, se são adequados com a realidade da sua empresa e se os colaboradores estão cumprindo corretamente com o código de conduta interna. 

  Além disso, as operadoras cometem erros. Isso não é uma regra, mas costuma acontecer e se passar despercebido, você poderá perder dinheiro, por pura falta de gestão telecom. 

  Lembre-se que cobranças indevidas possuem prazo para serem questionadas. Mas nem espere que isso aconteça, faça os ajuste antes que sejam pagas, pois evita muito trabalho posterior. 

  INSTALE PROGRAMAS DE MONITORAMENTO 

Entre as diversas possibilidades de realizar a sua gestão telecom, existem recursos mais avançados como a instalação de sistemas exclusivos para avaliação e monitoramento.

  São softwares que estudam e analisam cada ponto da conta de telefone celular.  Com eles é possível detectar mais rapidamente comportamentos que estão mudando, aumento ou diminuição no uso de serviços, análise de valores cobrados. 

  Com esses dados, a equipe é capaz de gerar projeções periódicas e avaliar melhor quais recursos possuem mais demanda, quais estão sendo subutilizados ou usados indevidamente e, apresentar tudo isso em relatórios de acordo com suas necessidades. 

Para realizar uma gestão telecom eficiente das contas de celular há muitos recursos a disposição.  Entretanto, é importante planejar e entender exatamente quais são as necessidades da sua organização para que você possa ter os resultados desejados. 

Não bastará contratar uma equipe, instalar recursos avançados de monitoramento sem que uma estratégia esteja na base destas mudanças.

Estude corretamente suas necessidades, seu mercado, os ambientes internos e externos da sua organização e entenda corretamente qual a sua demanda com a telefonia celular. Isso tudo resultará em mais eficiência para os seus negócios. 


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