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LAB GSTI 2.0: Como o COBIT 5 pode ajudar o Papai Noel



COBIT 5 e Papai Noel

Bruno Horta Soares, CISA®, CGEIT®, CRISC™, PMP®

A produtividade é um desafio de todas as organizações , mas é particularmente relevante para organizações como a do Papai Noel, onde é exigido a apenas um funcionário que numa única noite entregue brinquedos por todo o mundo. Hoje vou analisar de que forma esta missão “quase” impossível pode ser apoiada utilizando a framework COBIT 5.

Por estes dias, muitas famílias por todo o mundo debatem-se mais um ano com o exigente desafio de prolongar o imaginário das crianças, levando-as a acreditar por mais um Natal na figura do Papai Noel. Em traços largos, cabe às famílias a dura tarefa de demonstrar que o Papai Noel tem uma empresa de produção e distribuição de brinquedos com sede em FIN-96930 Arctic Circle Rovaniemi – Finlândia [1] , empresa essa que emprega inúmeros funcionários no processo produtivo, mas apenas um na área da distribuição, o próprio CEO. Sendo assim, é necessário demonstrar que os objetivos de produtividade das operações e dos funcionários (de um em particular) são de fato assegurados pela eficiente gestão do sistema de informação da organização [2] .

Antes de mais, quero acreditar que uma organização global como a do Papai Noel está bastante dependente do seu sistema de informação, sendo de esperar que nos últimos anos tenha tirado partido das novas tecnologias de informação e comunicação para melhorar a entrega de valor a todas as partes envolvidas, nomeadamente na utilização de soluções na cloud para recursos críticos , como o e-mail; dinamização de soluções de mobilidade para trabalho remoto , para os Elfos poderem trabalhar a partir de casa em dias em que as condições climatéricas não sejam as mais favoráveis; ou mesmo na utilização das redes sociais para divulgação do espírito natalício , com os riscos de segurança associados a uma organização com tantos requisitos de confidencialidade da informação.
Sendo assim, para garantir a produtividade das operações e dos recursos, cabe ao Sistema de Informação garantir uma utilização adequada de aplicações, informação e tecnologias , bem como assegurar de que todos os recursos humanos estão motivados e capazes de desempenhar as suas funções [3] .

Relativamente à utilização adequada de aplicações, informação e tecnologias, destaca-se a necessidade de [4] :
  • uma adequada gestão da inovação , acompanhando as novas tendências e identificando novas oportunidades de inovar o Natal;
  • assegurar que a mudança e melhoria contínua são bem aceites por toda a organização , gerindo resistências ou tensões, por exemplo de Elfos mais velhos; e
  • garantir que as alterações ao sistema de informação são devidamente planeadas e implementadas para mitigar o risco de impactos na sua estabilidade e disponibilidade, em particular na noite mais importante do ano.
Quanto à motivação e capacitação dos recursos humanos, apesar de certamente ser uma organização há muitos anos no topo do ranking “Best Place to Work” , nunca é de mais tomar atenção a alguns aspectos relevantes, tais como [5] :
  • a necessidade de existirem boas estruturas organizacionais que permitam que todos os recursos disponíveis têm o Natal como objetivo comum;
  • garantir que os recursos disponíveis são ajustados às necessidades de cada Natal, acomodando por exemplo possíveis variações da procura resultantes de cenários de crise; e
  • entender que o Papai Noel, a Mamãe Noel e até aos Elfos são seres humanos e, como tal, têm expetativas e necessitam de ser devidamente apoiados e motivado.
Desta forma, será mais objetivo e transparente explicar às crianças que de fato a missão do Pai Natal só é possível porque também ele adota boas práticas, como o COBIT 5, na governança e gestão do seu sistema de informação .

Apesar de se tratar obviamente de uma analogia de época, serve o exercício para reforçar uma vez mais a mensagem de que uma abordagem integrada dos desafios da organização e do seu sistema de informação permite um melhor cumprimento dos objetivos e uma melhor entrega de valor . Se o COBIT 5 consegue ajudar o Papai Noel, então também poderá ser um recurso valioso na resposta a qualquer outro desafio, pois qualquer outro desafio será sempre menos exigente e terá menos impactos nos sonhos das crianças e, porque não, dos adultos!
Cumprimentos desde Portugal e estamos juntos!

PS: Com esta explicação, se não conseguir convencer as crianças pela lógica, de certeza que as vai vencer pelo cansaço ;)

[1] Morada oficial do Papai Noel segundo a wikipédia
[2] Enterprise Goal # 14 – Produtividade operacional e dos recursos humanos
[3] IT-related gols #8 – Uso adequado de aplicações, informação e tecnologias; e # 16 – Recursos humanos de negócio e TI competentes e motivados
[4] Processos COBIT 5 considerados: [APO04] Gestão da Inovação; [BAI05] Gestão da mudança organizacional e [BAI07] Gestão da aceitação das alterações.
[5] Processos COBIT 5 considerados: [EDM04] Garantir a otimização dos recursos; [APO01] Gestão da framework de TI e [APO07] Gestão dos recursos humanos.

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