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Fernando Palma

7 passos para iniciar a melhoria de processos em sua organização


melhoria de processos

Diante da tendência do mercado em adotar frameworks para processos usando, para isso, boas práticas, vários profissionais se questionam sobre como começar um trabalho de mapeamento de processos .
O foco desse artigo é sugerir algumas dicas para realizar esse mapeamento em sua organização.

1- Identifique quem será o patrocinador e elabore uma matriz RACI com todos os envolvidos. É necessário que o patrocinador seja um representante da alta gerência ou tenha poder para a tomadas de decisões. Lembre-se que ele "comprará a sua idéia", se ele conseguir visualizar os ganhos obtidos.

2- A melhoria no processo impacta pessoas que são a principal fonte de resistência para sua implantação , pois geralmente a melhoria ocasiona mudança de cultura. Para reduzir essa resistência, faça desde o início um trabalho de conscientização . Ofereça treinamentos, workshops e, se possível, pense em como recompensar o funcionário pela sua colaboração. Você pode estipular metas e verificar quais recompensas e bônus podem ser oferecidos para quem atingí-las ou superá-las.

3- Desenhe o processo como ele está atualmente . Tire "uma foto" da organização. Aproveite esse momento para entender a organização. Esse desenho servirá como base para você poder mostrar posteriormente como foi a evolução.

4- Saiba onde você quer chegar . Para isso, é importante estar alinhado ao planejamento estratégico da organização e ao patrocinador do projeto. Trace metas realistas e mensuráveis a serem atingidas em um prazo aceitável. É usual determinar quick wins (ganhos rápidos) para estimular todos os envolvidos.

5- Identifique a pessoa ideal para ser o dono do processo . Normalmente será alguém que trabalha e é responsável pelo processo no seu dia a dia. Ele acompanhará e avaliará o impacto de qualquer mudança sugerida.

6- Identifique se você possui ferramentas para te auxiliar a automatizar o processo. A ferramenta será muito útil quando você precisar levantar indicadores e facilitará a implantação de workflows para o fluxo do processo.

7- Monitore e acompanhe. Faça auditorias para identificar pontos a serem melhorados. Verifique os indicadores. Lembre-se que você só pode controlar o que você pode medir.

É preciso entender que trabalhar com processos faz parte de um ciclo de melhoria contínua e, muitas vezes, se você faz parte de uma área de desenho e melhoria de processos, você verá que seu esforço será percebido com a melhoria do resultado das áreas envolvidas no processo desenhado.

Persista e saiba que obstáculos geralmente aparecerão. Gerencie seus riscos! É preciso ser persistente e visionário quando se trabalha com processos.

Espero que as sugestões sejam proveitosas!   

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Fernando Palma
Fernando Palma196 Seguidores 573 Publicações Consultor de TI, CEO
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Sou fundador e CEO do Portal GSTI, Consultor, professor e instrutor em Governança de TI e Gestão TI. Graduado em SI, mestrando em administração, Certificado ITIL Expert, ITIL Manager, COBIT, OCEB, ISO 20k, e ISO 27k.

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