Desvendando o BPM parte 18 - Transformação de processos
bpm
Amigos leitores do Portal GSTI, terminamos
Desvendando o BPM parte 17 introduzindo implemantação, vamos finalizar a abordagem da fase de implemantação, lembrando que estamos nos baseando no guia para o gerenciamento de processos de negócio – Corpo comum de conhecimento -
CBOK® (ABPMP) versão 2.0. 2009 . Toda vez usamos a expressões implantar, implementar ou qualquer outra que nos remeta a algo novo ou uma mudança significativa temos que pensar em um bom planejamento, isso porque se não planejarmos podemos deixar algum aspecto importante de fora que possa atingir negativamente o negócio, vamos ver algumas considerações quando tratamos de planejar a implementação:
- Os gestores e/ou gerentes de projeto devem ter a confirmação junto aos patrocinadores do projeto e donos do processo de seus comprometimento com o projeto em questão
- Os requisitos e histórico do projeto devem ser revisados.
- Somente após a revisão é que, utilizando uma metodologia de projetos, pode ser especificado e organizado as atividades de implementação de BPM.
- As atividades estruturadas durante o planejamento inicial do projeto, poderão ser revisadas e até mesmo modificadas por conta de mudanças existentes durante fases anteriores do projeto.
- Cada especificação da implementação deve conter:
- Objetivos, métricas, lista de entregáveis;
- Plano de riscos;
- Accountable do projeto;
- Tempo de execução;
- Recursos necessários, incluindo pessoas, produtos(tecnologia), processos, parceiros e logicamente aporte financeiro;
- Métricas bem estruturadas visando a avaliação do progresso e do desempenho do projeto;
- Após a confirmação da data pretendida de início deverá ser construído um cronograma de implementação.
- Datas de entrega devem ser criadas e em caso de necessidade revisadas e até mesmo possivelmente modificadas.
- Como já vimos anteriormente devemos utilizar uma metodologia de gerenciamento de projetos, e baseado nisso em esforços de maior escala devemos utilizar uma análise PERT/COM.
- O orçamento requer sempre uma revisão para manter a consistência com atividades e seus custos relacionado, caso haja necessidade de requisição por verba adicional todas de verão ter justificativas plausíveis e bem documentadas.
Deve-se fazer uma análise e gerenciamento de riscos visando mitigar certos riscos e assim aumentar a chance de sucesso no resultado. Vejamos algumas considerações que devemos levar em conta:
- A dificuldade de delimitação do escopo de requisitos;
- Atraso na conclusão de atividades agendadas, na maioria das vezes por conta da falta de revisões intermediárias de progresso de atividades executadas deficitariamente;
- As saídas do projeto podem não satisfazer as expectativas do accountable, dos Stakeholder e até mesmo executores de processo;
- Procedimentos de teste mau feitos e inconsistentes com os requisitos de teste;
- Fazer modificações em procedimentos de processos de negócio sem atualizar em repositórios de regras e processos de negócio;
- Não existir a sinergia e/ ou harmonia entre executores do processo de negócio inter funcional, podendo ser mitigado em treinamento.
- Programas de treinamento podem não estar tendo o cunho de reforçar mudanças apropriadas em incentivos, cultura e estilo de liderança;
- A compra errada de tecnologia BPM levando falhas que possam ocasionar o desalinhamento com os objetivos do negócio;
- Falta de documentação, revisão e testes nos Planos de contingência visando uma possível interrupção do negócio.
- SE s testes de stress de processos de negócio forem incompletos, automatizados e manuais, podemos ter como resultado a incapacidade de atender intensidade crescente do fluxo de trabalho de processos de negócio;
- Falta de preparo nas equipes de processo de negócio e suporte de TI poderão resultar em saídas do processo defeituosas levando a falta de satisfação do cliente;
Quando identificamos os possíveis riscos devemos fazer uma analise dos mesmos e para isso segue duas dicas:
- Se riscos identificados têm suas probabilidades de ameaça quantificável e suas conseqüências são financeiras e operacionais, podemos optar em fazer uma análise quantitativa de risco juntamente com uma análise de sensibilidade.
- Já se os riscos possuem probabilidades insuficientes, devemos optar por analises análises qualitativas de cenários com o intuito de se produzir algumas respostas úteis e por conseguinte um plano de mitigação de riscos.
Seguem algumas dicas para temos sucesso em uma implantação:
- Ter a certeza e por conseguinte a garantia que as mudanças envolvendo o BPM estejam de acordo com a cultura, expectativas de recompensa e valores de liderança da organização.
- Ter uma execução sempre levando em conta o orçamento e cronograma do projeto, sempre lembrando que caso haja alterações as mesmas deverão ter o aceite dos Stakeholder.
- Ministrar treinamento adequado aos executores do processo e suporte durante a experiência inicial com modificações BPM.
Aguardo vocês para o próximo e espero que tenha contribuído, por favor deem sua opinião é muito importante o seu
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