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Desvendando o BPM parte 18

Desvendando o BPM parte 18 - Transformação de processos



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Amigos leitores do Portal GSTI, terminamos Desvendando o BPM parte 17 introduzindo implemantação, vamos finalizar a abordagem da fase de  implemantação, lembrando que estamos nos baseando no  guia para o gerenciamento de processos de negócio – Corpo comum de conhecimento - CBOK® (ABPMP) versão 2.0. 2009 .

Toda vez usamos a expressões implantar, implementar ou qualquer outra que nos remeta a algo novo ou uma mudança significativa temos que pensar em um bom planejamento, isso porque se não planejarmos podemos deixar algum aspecto importante de fora que possa atingir negativamente o negócio, vamos ver algumas considerações quando tratamos de planejar a implementação:
  • Os gestores e/ou gerentes de projeto devem ter a confirmação junto aos patrocinadores do projeto e donos do processo de seus comprometimento com o projeto em questão
  • Os requisitos e histórico do projeto devem ser revisados.
  • Somente após a revisão é que, utilizando uma metodologia de projetos, pode ser especificado e organizado as atividades de implementação de BPM.
  • As atividades estruturadas durante o planejamento inicial do projeto, poderão ser revisadas e até mesmo modificadas por conta de mudanças existentes durante fases anteriores do projeto.
  • Cada especificação da implementação deve conter:
    • Objetivos, métricas, lista de entregáveis;
    • Plano de riscos;
    • Accountable do projeto;
    • Tempo de execução;
    • Recursos necessários, incluindo pessoas, produtos(tecnologia), processos, parceiros e logicamente aporte financeiro;
    • Métricas bem estruturadas visando a avaliação do progresso e do desempenho do projeto;
  • Após a confirmação da  data pretendida de início deverá ser construído um cronograma de implementação.
  • Datas de entrega devem ser criadas e em caso de necessidade revisadas e até mesmo possivelmente modificadas.
  • Como já vimos anteriormente devemos utilizar uma metodologia de gerenciamento de projetos, e baseado nisso em esforços de maior escala devemos utilizar uma análise PERT/COM.
  • O orçamento requer sempre uma revisão para manter a consistência com atividades e seus custos relacionado, caso haja necessidade de  requisição por verba adicional todas de verão ter justificativas plausíveis e bem documentadas.
Deve-se fazer uma análise e gerenciamento de riscos visando mitigar certos riscos e assim aumentar a chance de sucesso no resultado. Vejamos algumas considerações que devemos levar em conta:
  • A dificuldade de delimitação do escopo de requisitos;
  • Atraso na conclusão de atividades agendadas, na maioria das vezes por conta da falta de revisões intermediárias de progresso de atividades executadas deficitariamente;
  • As saídas do projeto podem não satisfazer as expectativas do accountable, dos Stakeholder  e até mesmo executores de processo;
  • Procedimentos de teste mau feitos e inconsistentes com os requisitos de teste;
  • Fazer modificações em procedimentos de processos de negócio sem atualizar em repositórios de regras e processos de negócio;
  • Não existir a sinergia e/ ou harmonia entre executores do processo de negócio inter funcional, podendo ser mitigado em treinamento.
  • Programas de treinamento podem não estar tendo o cunho de reforçar mudanças apropriadas em incentivos, cultura e estilo de liderança;
  • A compra errada de tecnologia BPM levando falhas que possam ocasionar o  desalinhamento com os objetivos do negócio;
  • Falta de documentação, revisão e testes nos Planos de contingência visando uma possível interrupção do negócio.
  • SE s testes de stress de processos de negócio forem incompletos, automatizados e manuais, podemos ter como resultado a incapacidade de atender intensidade crescente do fluxo de trabalho de processos de negócio;
  • Falta de preparo nas equipes de processo de negócio e suporte de TI poderão resultar em saídas do processo defeituosas levando a falta de satisfação do cliente;
Quando identificamos os possíveis riscos devemos fazer uma analise dos mesmos e para isso segue duas dicas:

  1. Se riscos identificados têm suas probabilidades de ameaça quantificável e suas conseqüências são financeiras e operacionais, podemos optar em fazer uma análise quantitativa de risco juntamente com uma análise de sensibilidade.
  2. Já se os riscos possuem probabilidades insuficientes, devemos optar por analises análises qualitativas de cenários com o intuito de se produzir algumas respostas úteis e por conseguinte um plano de mitigação de riscos.
Seguem algumas dicas para temos sucesso em uma implantação:
  • Ter a certeza e por conseguinte a garantia que as mudanças envolvendo o  BPM estejam de acordo com a cultura, expectativas de recompensa e valores de liderança da organização.
  • Ter uma execução sempre levando em conta o orçamento e cronograma do projeto, sempre lembrando que caso haja alterações as mesmas deverão ter o aceite dos Stakeholder.
  • Ministrar treinamento adequado aos executores do processo e suporte durante a experiência inicial com modificações BPM.
Aguardo vocês para o próximo e espero que tenha contribuído, por favor deem sua opinião é muito importante o seu feedback !

Dica!
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Marcelo Gaspar
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