Estrutura do Artigo
- Sobre o COBIT
- Princípios do COBIT 5
- Princípio 01: Atender as necessidades das partes interessadas
- Entendendo o conceito de Partes interessadas (stakeholders)
- Como Partes Interessadas Direcionam a Criação de Valor
- Princípio 01 na Prática | Atender as necessidades das partes interessadas
1. Sobre o COBIT
A sigla significa Controle de Objetivos para Informação e Tecnologia Relacionada, do inglês: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). É base de conhecimento mais reconhecida e utilizada no mercado para apoiar organizações na Governança de Tecnologia da Informação (TI).
Para saber mais, acesse: o que é COBIT.
2. Princípios do COBIT 5
O COBIT 5 está baseado em 5 princípios que criam uma espécie de direcionamento para o sistema de governança e gestão da informação e tecnologia relacionada utilizado dentro de uma organização.
Os 5 princípios são
- Princípio 01 - Atender as necessidades das partes interessadas
- Princípio 02 - Cobrir a organização de ponta a ponta
- Princípio 03 - Aplicar um framework (modelo) único e integrado
- Princípio 04 - Permitir uma abordagem holística.
- Princípio 05 - Distinguir a governança da gestão
Neste artigo, eu abordo o primeiro dos cinco princípios: atender as necessidades das (partes interessadas).
3. Princípio 01: Atender as necessidades das partes interessadas
Este princípio do COBIT 5 existe para estruturar a entrega de valor obtida através da Governança de TI. Para a expressão que usei - estruturar - entenda-se como um ciclo que envolve conhecer, definir, priorizar, acordar, gerenciar e melhorar continuamente a entrega de valor, através de um ciclo semelhante que deve ser governando para as necessidades das partes interessadas.
Dito de outra forma, significa que o primeiro princípio do COBIT 5 é concretizado dentro de um sistema de governança através de dos dois ciclos que rodam em paralelo: um PDCA para as necessidades das partes interessadas e outro para a entrega de valor. Os dois se inter-relacionam por inputs / outputs para a definição dos objetivos corporativos que - por sua vez - irão direcionar os objetivos de TI.
No último tópico deste artigo, eu descrevo como tudo isso ocorre na prática, mas antes é relevante que a gente faça uma reflexão sobre o conceito de partes interessadas.
4. Entendendo o conceito de Partes interessadas (stakeholders)
O primeiro passo para compreender bem este princípio está na concepção de partes interessadas (stakeholders), conceito amplamente utilizado não apenas em Governança de TI, as em qualquer área que envolva administração: #Gestão de Projetos, #Gestão de Processos afins.
Como o próprio nome sugere, podemos entender que esta expressão existe para "empacotar" todas as pessoas físicas e jurídicas que estão relacionadas com um determinado tema. No caso que estamos tratando aqui, o tema é a #Governança de TI. Melhor: o valor agregado através da Governança. O princípio 1 do COBIT 5 está preocupado em como relacionar tal valor às necessidades das partes interessadas.
Dito isso, basta acrescentar que estas pessoas físicas ou jurídicas estabelecem uma relação com o valor agregado de duas principais formas: 1- Influenciando ou 2- Sendo impactadas.
O #COBIT 5 conceitua que quando partes interessadas influenciam ou são influenciadas, isso significa que estas partes direcionam o valor agregado pela governança corporativa para informação e tecnologia relacionada.
4.1. Exemplos de Partes Interessadas
- Equipe de TI
- Clientes internos
- Clientes externos
- Gestores
- Fornecedores
- Auditores
- Consultores
- Alta Administração da empresa
4.2. Exemplos de influência e de impactos
Exemplo 01 | Influência
Através de uma pesquisa recentemente realizada, uma determinada empresa da industria automobilística acabou de concluir sobre a necessidade de criar uma melhor aproximação com seus clientes. As áreas de marketing e comunicação definiram em seu plano estratégico o objetivo de desenvolver novos canais de comunicação com os clientes. Esta necessidade demanda soluções tecnológicas que serão planejadas no Plano Estratégico de TI para os próximos 04 anos.
Neste exemplo, os setores de Maraketing e Comunicação representam clientes internos que demandaram uma nova necessidade que influencia a entrega de valor.
Exemplo 02| Impactos
Um recente direcionamento estratégico da empresa XPTO irá gerar mudanças em seu ramo de atuação. Para que a diretriz seja seguida, é relevante a substituição do ERP utilizado atualmente. Tal necessidade, entretanto, enfrenta uma restrição que precisa ser levada em consideração: existe um contrato com o fornecedor do ERP ainda vigente por mais 02 anos, e a organização precisa investigar de que forma as cláusulas contratuais impactam nesta decisão.
5. Como Partes Interessadas Direcionam a Criação de Valor
Figura 03 do Framework COBIT 5, da ISACA
Como dito anteriormente, o COBIT 5 entente que a necessidades as partes interessadas direcionam o objetivo da governança (isso é: a criação de valor), seja este direcionamento de forma ativa (influenciando estes objetivos) ou passiva (sendo impactado por estes objetivos).
A criação de valor é subdividida em 03 perspectivas:
- Realização de Benefícios
- Otimização de Riscos
- Otimização de Recursos
5.1. Realização de Benefícios
Benefícios são criados para partes interessadas em formas como: aumento de ganhos financeiros, melhoria de desempenho, melhoria da satisfação e redução de custos.
Realização de Benefícios| Exemplo: redução de cursos.
O departamento de TI de um determinado órgão público disponibilizou recentemente uma solução de #Business Intelligence (BI) que impactou diretamente na melhoria do planejamento de aquisições de TI. Com base na disponibilidade das informações, foi possível identificar uma melhor forma de adquirir serviços e compartilhá-los, garantindo a economicidade do gasto público.
5.2. Otimização de Riscos
Otimização de ricos pode ser traduzida como uma forma de reduzir a probabilidade dos eventos de efeito negativo ocorrerem.
Otimização de Riscos| Exemplo
Uma determinada empresa de grande porte estava enfrentando dificuldades com a gestão de documentos fiscais. O extravio de documentos era frequente, o que impactava diretamente em possibilidade de processos judiciais e prejuízos financeiros causados por multas. Uma nova solução gestão de inventário automatizada foi implementada na empresa, otimizando o controle dos ativos. Tal iniciativa reduziu significantemente as ocorrências de extravio.
5.3. Otimização de Recursos
Determinada empresa da industria hoteleira conseguiu aumentar em 20% a ocupação dos quartos de seus Resorts após investir em aplicativos #Mobile. O resultado representou uma otimização para o aproveitamento de seus recursos físicos.
6. Princípio 01 na Prática | Atender as necessidades das partes interessadas
Em seu Anexo D, o Framework do COBIT 5 disponibiliza uma ferramenta que facilita a definição das necessidades das partes interessadas e sua tradução em objetivos corporativos.
6.1. Como utilizar o Anexo D
O COBIT fornece uma lista de 17 objetivos corporativos genéricos que ajudam a organização a entender quais tipos de objetivos comumente fazem parte de uma estratégia corporativa. É como se fosse uma lista dos "objetivos empresariais mais comuns", ou "top objetivos empresariais".
São Eles:
- Valor dos investimentos da organização percebido pelas partes interessadas
- Portfólio de produtos e serviços competitivos
- Gestão de risco organizacional (salvaguarda de ativos)
- Conformidade com as leis e regulamentos externos
- Transparência Financeira
- Cultura de serviço orientada ao Cliente
- Continuidade e disponibilidade do serviço de negócio
- Respostas rápidas para um ambiente de negócios em mudança
- Tomada de decisão estratégica com base na informação
- Otimização dos custos de prestação de serviços Otimização da funcionalidade do processo de negócios
- Otimização dos custos do processo de negócios Programas De gestão de mudanças no negócio Produtividade operacional e da equipe
- Conformidade com Políticas Internas
- Pessoas qualificadas e motivadas
- Cultura de inovação de produtos e negócios
O anexo D fornece uma lista de perguntas que devem ser apreciadas pela organização para que você estabeleça os seus próprios objetivos corporativos. Cada vez que você identifica uma pergunta que é entendida como uma prioridade para a organização, você identificará objetivos genéricos associados ao resultado destas respostas.
6.2. Exemplo de uso do Anexo D
Exemplificando este exercício de forma simples, imagine que a empresa está usando este anexo como base e chega a seguinte pergunta "Como faço para obter garantia dos meus forneceres externos?"
Em uma avaliação com as partes interessadas, chega-se a conclusão que a empresa não está segura a respeito das garantias com fornecedores esternos e precisa, portanto, investir neste aspecto. A tabela disponibilizada neste anexo sugere que a empresa invista nos objetivos corporativos 03, 04, e 10.
Na imagem a seguir, você pode visualizar um trecho deste anexo.
Framework COBIT 5 Figura – 24: Mapeamento dos Objetivos Corporativos do COBIT 5 em Perguntas sobre Governança e Gestão
Vídeo sobre o Princípio 01 do COBIT 5
Para complementar seus estudos, indico a seguir um vídeo no qual eu trato sopro o Princípio 01 do COBIT 5: Atender as necessidades das partes interessadas. O video faz parte deste curso gratuito que disponibilizo aqui no Portal GSTI.
Curso Gratuito de COBIT 5 | Aula 01: Princípio 01 e Cascata de Objetivos
