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Fernando Palma

Você precisa ratear os custos de TI

Benefícios internos e externos para o departamento de TI que trabalha com um rateio de custos de forma otimizada


Quem está assumindo o custo do suporte técnico de TI na sua organização? E o custo para manter os serviços estáveis? Você já parou para pensar que os gastos de tecnologia deveriam ser rateados pela empresa, assim como é feito com telefonia e material de consumo?

O rateio de custos para o setor de tecnologia é essencial para mitigar a impressão de que TI custa caro, é um setor dispendioso.

Na verdade, o departamento sustenta a necessidade da organização, mas nem sempre o custo para atender esta necessidade é transparente. O resultado disto é que quem deveria não assume a conta e no final sobra para TI justificar.

Um exemplo simples de rateio de custos para serviços de TI seria dividir o custo total de impressão por página impressa ou cobrar cada departamento pelo número de chamados abertos multiplicado pelo peso de cada chamado (peso baseado em complexidade, prioridade e outros parâmetros que sejam adequados). Outras inúmeras técnicas podem ser usadas para dividir os custos mensais desde uso da internet a orçamentos de grandes projetos de sistemas.

A seguir, elejo algumas vantagens que a organização obtém ao praticar um rateio de custos de forma adequada ao serviço prestado.

1) Influencia na demanda pelos serviços

Quando o cliente do serviço é cobrado, o custo será um influenciador nas decisões sobre os requisitos do serviço a ser prestado. Para definir quantas impressoras um departamento precisa, por exemplo, é oportuno lembrar que quanto maior o número de equipamentos, maior será o custo por impressão. Para saber mais sobre influência da demanda, recomendo o artigo: Flutuação da demanda e influência da demanda.

2) Educa o usuário

Poucos meses depois que o rateio do custos é implementado, é comum que o consumo dos serviços seja reduzido. Chamados para o #Service Desk tratar demandas tecnicamente simples são exemplos de serviços que costumam  reduzir instantaneamente. Impressão e uso de internet também não ficam atrás.

3) Aproxima o departamento de TI da área de negócio

A partir do momento que o cliente será cobrado pelo consumo dos serviços prestados, haverá uma necessidade de compreender este custo.

A busca por entendimento irá fatalmente fazer com que o próprio serviço seja compreendido melhor pelo cliente. Em outras palavras, será notada a complexidade que existe por trás do serviço e o que precisa ser feito para ele funcionar.

4) Motiva uma análise de custo x benefício

A transparência dos custos do serviço prestado irá motivar que o cliente  analise se a sua performance na área de negócio está trazendo um retorno adequado. O serviço "caro" nunca será classificado desta forma pelo cliente há não ser que ele esteja pagando a conta.

5) Justifica investimentos

É mais fácil justificar o investimento em novos serviços quando existe uma transparência nos custos. Para uma organização que deseja implantar VOIP por exemplo, é essencial compreender o custo atual de comunicação por usuário e comparar com a projeção do serviço quando implantado.

O mesmo vale para departamentos de TI que pelejam para demonstrar em números que o custo mensal para dar suporte a desktops é superior ao possível custo de uma taxa mensal para pagar maquinas novas, caso sejam adquiridas.

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Fernando Palma
Fernando Palma206 Seguidores 574 Publicações Consultor de TI, CEO
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Sou fundador e CEO do Portal GSTI, Consultor, professor e instrutor em Governança de TI e Gestão TI. Graduado em SI, mestrando em administração, Certificado ITIL Expert, ITIL Manager, COBIT, OCEB, ISO 20k, e ISO 27k.

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